Als organisatie of medewerker lijkt verandering soms de enige constante. Denk bijvoorbeeld aan; continue veranderingen in klantwensen, nieuwe organisatie strategieën, nieuwe IT-systemen en het streven naar continu verbeteren. Stuk voor stuk vaak waardevol, maar alles bij elkaar soms overweldigend. Daarom is het cruciaal om prioriteiten te stellen, maar dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Als je problemen hebt met prioriteiten stellen, probeer dan de Eisenhower-matrix.
In een korte online enquête op LinkedIn geeft meer dan de helft van de respondenten aan dat hun organisatie of bedrijfsonderdeel worstelt met het stellen van prioriteiten. Dat is een fors percentage. Ik ben zelf ook geen ster in het stellen van prioriteiten en spring soms graag in 7 sloten tegelijk; lekker druk bezig zijn. Maar dat heeft soms vervelende gevolgen:
- Ik raak het overzicht kwijt van wat er allemaal op mijn bord ligt, wat weer zorgt voor stress.
- Ik werk aan dossiers die voor de organisatie misschien minder van toegevoegde waarde zijn.
- Dossiers die wel belangrijk zijn blijven langer liggen.
Bovengenoemde is dan geschreven vanuit mij als persoon, maar dit geldt ook zeker voor organisaties, afdelingen, etc. Daarom is het stellen van prioriteiten belangrijk. Ik gebruik zelf de Eisenhower-matrix om meer structuur te creëren en keuzes te maken. Ik zou deze elke organisatie en afdeling aanbevelen.
De Eisenhower-matrix
De Eisenhower-matrix vindt zijn oorsprong bij Dwight D. Eisenhower. De voormalig president van de V.S. en opperbevelhebber zou ooit gezegd hebben: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“. Of hij dat ooit gezegd heeft of dit model gebruikt heeft, is niet duidelijk. Wel is duidelijk dat als je moeite hebt met prioriteiten stellen, dat de Eisenhower-matrix je kan helpen.
De Eisenhower-matrix is een overzichtelijk en eenvoudig overzicht om taken op in te delen. Dit kunnen persoonlijke taken zijn, maar ook omvangrijke projecten of strategische programma’s van een organisatie. De matrix kent twee assen op basis waarvan taken, projecten of zelfs programma’s kunnen worden verdeeld. Dit zijn:
- Belangrijk: in hoeverre is een taak, project of programma belangrijk?
- Urgentie: in hoeverre is een taak, project of programma urgent?
Belangrijk of niet belangrijk?
De eerste stap is om te bepalen of een taak, project of programma belangrijk is. Belangrijke vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn bijvoorbeeld:
- Draagt het bij aan de strategische richting van de afdeling of organisatie?
- Lost het een groot probleem op? Bijvoorbeeld ernstige klachten, risico op boetes of ernstige veiligheidsrisico’s.
- Levert het de organisatie een groot voordeel op? Bijvoorbeeld fors lagere kosten, hogere tevredenheid of meer omzet?
Persoonlijk vind ik het prettig om mijn taken te ranken naar mate van belangrijkheid. Doe dit vooral samen met je team, manager en/of directie.
Urgent of niet urgent?
Daarna bepaal je per taak, project of programma of iets urgent is of niet urgent. Of iets urgent is kan bepaald worden op basis van wanneer aan iets gestart moet worden of wanneer dit af moet zijn. De grens wanneer iets urgent of niet urgent is, bepaal je zelf. Dit kan bijvoorbeeld een week, maand of kwartaal zijn. Bijvoorbeeld; alles wat binnen een maand afgerond moet zijn is urgent, de rest niet. Ook hier is de samenspraak belangrijk. Jouw beeld van urgentie hoeft niet de juiste te zijn.
Plotten op de matrix
Wanneer je de taken, projecten of programma’s hebt beoordeeld naar belangrijkheid en urgentie, kun je ze plotten op de matrix. Elke taak komt dan in één van de 4 kwadranten terecht. Maar wat betekenen die kwadranten?
1. Doen (belangrijk en urgent)
Dit zijn je prioriteiten. Deze taken, projecten en programma’s hebben de hoogste prioriteit. Ze bieden de grootste toegevoegde waarde voor jezelf, de afdeling en/of organisatie en zijn ook het meest urgent. Hier gaat je tijd naar toe, hier ligt je focus!
2. Inplannen (belangrijk, maar niet urgent)
De taken, projecten en programma’s zijn belangrijk, maar zijn niet urgent. Omdat ze belangrijk zijn, is het goed om deze in te plannen. Naarmate de tijd verstrijkt zullen deze dossiers stijgen qua urgentie en daarmee in het eerste kwadrant terechtkomen.
3. Delegeren (niet belangrijk, wel urgent)
Deze taken, projecten en programma’s komen al wat in de gevarenzone. De toegevoegde waarde of noodzaak voor jou, de afdeling of organisatie is immers lager. Als het toch een hoge urgentie heeft, probeer dan iemand of een team te vinden voor wie dit dossier wel belangrijk is. Of een team die de capaciteit heeft om dit uit te voeren.
4. Elimineren (niet belangrijk, niet urgent)
Dit zijn de taken die je moet elimineren. Ze voegen onvoldoende waade toe voor jou, de afdeling en organisatie en ze zijn al ook al niet urgent. Doe ze dus vooral niet. Laat ze wel in de matrix staan om ze te monitoren; tijden en prioriteiten veranderen nogal eens.
Nu je de taken, projecten en programma’s hebt geplot op de matrix, heb je een mooi overzicht van je prioriteiten. Je weet waar jij, je afdeling en organisatie de tijd in moet steken. Dit geeft je overzicht, rust en focus. En dat is in hectische tijden als deze ontzettend belangrijk. Richt je dus op het kwadrant ‘Doen’.
En dan nog wat waardevolle tips
Wanneer je prioriteiten gaat stellen met de Eisenhower-matrix, zijn er nog een aantal waardevolle tips:
- Neem het element tijd/capaciteit mee. Bepaal hoeveel tijd er beschikbaar is voor deze taken. Is de beschikbare tijd/capaciteit 20 uur per week, plot dan voor maximaal 20 uur aan taken in het kwadrant ‘Doen’.
- Maak keuzes! Prop niet alles in het kwadrant ‘Doen’. Dan loop je nog steeds achter de feiten aan en stel je nog steeds geen prioriteiten. Zie ook het vorig punt.
- Doe het samen. Wanneer je samen de mate van belangrijkheid en urgentie bepaalt, krijg je een veel reëler beeld van de prioriteiten. Wat jij denkt dat belangrijk is, hoeft jouw manager of directeur niet te vinden. Praat hier met elkaar over.
- Maak het visueel. Ik heb voor mezelf een whiteboard ophangen met de Eisenhower-matrix en de taken daarop geplot. Zo word ik regelmatig herinnerd aan mijn prioriteiten. Ook kan ik zo eenvoudig mijn weekdoelen bepalen.
- Doe een weekstart. In het verlengde van punt 4: doe welke week een weekstart. Bepaal (samen) of de matrix nog actueel is en waar je (team) de komende week aan gaat werken. Dit geeft focus en ook meer voldoening wanneer je de taken weet af te ronden.
Prioriteiten stellen met de Eisenhower-matrix zal je een stuk rust geven. Je krijgt meer inzichten in je werk, de prioriteiten, maar ook voortgang. Het geeft veel voldoening als je taken weg kunt strepen. Overall gaan duidelijke prioriteiten ook jou resultaten, die van je team en organisatie verbeteren.
Veel succes!
Ik hoop dat ik jullie wat inzichten en handvatten heb kunnen geven bij prioriteiten stellen met de Eisenhower-matrix. Het geeft mij in ieder geval een stuk rust en overzicht. Mocht je toch nog vragen of opmerkingen hebben, mail deze gerust naar: w.bijlsma@knowledgefornature.nl.
Over de auteur
Werner Bijlsma is een ervaren organisatieadviseur. Zijn specialismen liggen op het gebied van leiderschap, procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Vanuit Stichting Knowledge for Nature helpt hij met coaching en advies organisaties met deze thema’s. De opbrengsten worden volledig geïnvesteerd in het beschermen van de natuur. Bekijk hier de projecten die wij steunen. Zo zijn we samen succesvol voor de natuur.