Hulp bij beschrijven processen

Alles wat gebeurt en wat we doen in ons leven en dat van dieren, verloopt in processen. Of het nou gaat over het doen van boodschappen, het betalen van een rekening of ons ochtendritueel. Ook organisaties hangen van processen aan elkaar. Alle processen hebben een aantal zaken met elkaar gemeen. Alle processen beginnen met een bepaalde reden, bij alle processen doorloop je één of meerdere stappen en alle processen hebben een bepaald doel of resultaat voor ogen. De effectiviteit en efficiency van processen bepaalt in belangrijke mate het succes van bedrijven. Procesdenken wordt daarom vaak beschouwd als een waardvolle eigenschap van managers.

Steeds meer organisaties investeren daarom in het beschrijven van bedrijfsprocessen. Dit biedt de organisatie een aantal voordelen. Het beschrijven van processen creëert duidelijkheid, onder andere in taken en verantwoordelijkheden. Ook zijn procesbeschrijvingen een belangrijk onderdeel bij procesverbetering, zoals bij LEAN six sigma. Het helpt namelijk bij het creëren van een eenduidig beeld over de IST situatie; hoe verloopt het proces en waar zitten de knelpunten? Maar ook bij het bereiken van overeenstemming over de SOLL situatie; welke taken komen bij welke functionaris te liggen. Tot slot kunnen procesbeschrijvingen helpen bij het behalen van je ISO 9001:2015 certificaat.

Organisaties die succesvol procesmanagement inzetten zien vooral een reductie in doorlooptijden, een hogere productiviteit, verhoogde kwaliteit van product of dienst en een hogere medewerkerstevredenheid. Dit blijkt uit onderzoek van Gartner (gedeeld via de website van Mavim).

 

Waarom hulp bij het beschrijven van processen?

Wanneer u werkt aan het beschrijven van uw bedrijfsprocessen, zijn er twee belangrijke redenen om hulp te vragen:

- U mist de tijd of capaciteit om de processen te beschrijven.

- U mist de kennis en kunde om de processen te beschrijven.

Capaciteit is vaak een probleem wanneer procesmanagement (nog) geen prioriteit is binnen de organisatie; het moet er even bij. Ook is niet altijd de benodigde kennis en kunde in huis om goede procesbeschrijvingen te maken. Vragen die opspelen zijn; welke processen zijn er allemaal? Hoe beschrijf ik een proces? Waarom doen we dit eigenlijk? Wel systeem kunnen we het beste gebruiken?

In beide gevallen kan het raadzaam zijn om iemand in te huren die u hierbij helpt. Dan zoekt u niet iemand die enkel de handjes levert en daarna weer met de noorderzon vertrekt. U zoekt iemand die u help met handjes, maar ook meedenkt en ondersteunt bij een stuk borging.

Wij kunnen deze ondersteuning bieden.

 

Hoe werken wij?

Om op een goede manier processen te beschrijven, doorlopen we een aantal stappen.

Voorbereiding

De eerste vraag die beantwoord moet worden; waarom wilt u processen gaan beschrijven? Het doel bepaalt op welke wijze processen beschreven moeten worden.

Wijze van vastleggen

Op basis van het doel wordt bepaald hoe de processen beschreven worden. Dus welke indeling wordt gebruikt, welke objecten, welke kleurstelling? In welk systeem worden de processen beschreven? Het is waardevol om dit goed vast te leggen.

Inventariseren van processen

De volgende stap is bepalen welke processen beschreven moeten worden. Er zijn in de basis 3 soorten processen:

- Besturende processen (vaak de managementprocessen)

- Primaire processen (de kernprocessen of operationele processen)

- Ondersteunende processen (de processen van ondersteunende afdelingen zoals Inkoop, HRM en ICT).

Vastleggen van processen

Daarna starten we met het vastleggen van de processen. Dit verloopt grotendeels via de volgende stappen:

- Het bespreken van het proces met een deskundige.

- Het maken van een opzet van het proces.

- De opzet van het proces wordt besproken en gefinetuned met de deskundige.

- Het proces wordt ter accordering voorgelegd aan de proceseigenaar.

Opleveren en afronden

Wanneer alle processen zijn beschreven, moet er nagedacht worden over de borging. Hoe zorgen we ervoor dat aanpassingen worden doorgevoerd en nieuwe processen beschreven worden? En hoe worden de processen gedeeld met de rest van de organisatie.

 

Waarom kiezen voor Knowledge for Nature

- De volledige opbrengst investeren we in het beschermen van de natuur!

- Voor onze dienstverlening krijgen we goede recensies; gemiddeld een 9.

- We hebben ruime ervaring in het beschrijven van processen in verschillende systemen (Visio, Bizagi, Scienta, ARIS) bij verschillende bedrijven in verschillende branches.

- We doen ons werk met plezier en humor.

 

Wat kost het?

Voor het beschrijven van processen vragen wij een donatie van €50,00 per uur. Qua tijdsbesteding moet u denken aan 1 à 2 uur per proces, afhankelijk van de complexiteit van het proces en de beschikbaarheid van informatie.

De volledige donatie investeren wij in het beschermen van de natuur. Bekijk hier de projecten die we steunen met de donatie.

Omdat Stichting Knowledge for Nature de ANBI status heeft, is dit bedrag aftrekbaar bij de belastingdienst.

 

Over de adviseur

Werner Bijlsma is een ervaren organisatieadviseur met als specialismen; leiderschap, procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Hij heeft ruime ervaring als leidinggevende en staat bekend als een mensgerichte en gewaardeerde manager. Daarnaast heeft hij verschillende organisaties in diverse branches geadviseerd op het gebied van procesmanagement, procesverbetering (LEAN six sigma) en kwaliteit (ISO 9001:2015). Hij is analytisch sterk, een procesdenker, sterk op de relatie en een groot natuurliefhebber.

Voor meer informatie verwijzen wij graag naar zijn LinkedIn profiel.