Hulp bij het beschrijven van processen

Het inzichtelijk hebben van uw bedrijfsprocessen geeft medewerker houvast bij het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Het zorgt ook voor standaardisatie, geeft controlerende of auditerende instanties inzicht en vormt de basis voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. Heeft u uw processen in beeld? Wij helpen u graag met het beschrijven van uw bedrijfsprocessen.

Hulp bij beschrijven processen

Het beschrijven van processen

Alles wat gebeurt en wat we doen in ons leven en dat van dieren, verloopt in processen. Of het nou gaat over het doen van boodschappen, het betalen van een rekening of je ochtendritueel. Ook organisaties hangen van processen aan elkaar. Alle processen hebben een aantal zaken met elkaar gemeen. Alle processen beginnen met een bepaalde reden, bij alle processen doorloop je één of meerdere stappen en alle processen hebben een bepaald doel voor ogen. Het kan om verschillende redenen zeer waardevol zijn om deze processen te beschrijven:
  1. Het geeft de organisatie en haar medewerkers inzicht in taken, rollen en verantwoordelijkheden.
  2. Het beschrijven van processen levert soms verrassende en nieuwe inzichten op, bijvoorbeeld over verbeterpotentie of onduidelijkheden.
  3. Het helpt enorm voor het behalen van ISO certificaten, zoals de ISO 9001:2015, kwaliteitsmanagement.
  4. Het beschrijven van processen is een belangrijk onderdeel bij het verbeteren van processen, bijvoorbeeld bij LEAN six sigma.
Maar het beschrijven van processen ervaren veel mensen en organisaties als complex. Waar begint je? Waar moet je rekening mee houden? Uit welke onderdelen bestaat een procesbeschrijving? In welk systeem beschrijf ik processen? En bij veel organisaties komt dan ook nog eens het woord capaciteit om de hoek kijken; we hebben hier geen tijd of mensen voor. Hier kan ik helpen.

Hoe kan ik u helpen?

Ik kan organisaties helpen bij het beschrijven van processen. Ik heb hier ruime ervaring in opgedaan bij verschillende bedrijven in verschillende branches; ING, het Ministerie van Defensie, Autismehuis en Arriva Personenvervoer Nederland. Ik denk in processen, leid mensen op als procesmodelleur en heb een aantal tools tot mijn beschikking om processen te beschrijven (ARIS, Bizagi, maar ik kan ook werken met systemen zoals Visio en Scienta).

Werkwijze voor het beschrijven van processen

Als we u helpen bij het beschrijven van bedrijfsprocessen, doorlopen we een aantal stappen/fasen. Die hebben we hieronder beschreven.

Voorbereiding

Allereerst gaan we met u kijken naar wat het doel is van de procesbeschrijvingen. Gebruikt u ze om medewerkers inzichten te geven in processen of wilt u risicomanagement integreren met procesmanagement? Of misschien wel beide. Dit bepaalt namelijk de wijze waarop processen worden beschreven.

Wijze van vastleggen

Vervolgens kijken we naar de wijze waarop u de processen vastgelegd wilt hebben. Hoe worden de processen weergeven (welk indeling en objecten)? Welk systeem gaan we gebruiken? Leggen we ook KPI's vast bij de processen? Dit leggen we vast in zogenaamde conventies (spelregels). Dit is met name goed om de eenduidigheid te borgen.

Inventariseren processen

Daarna is het zaak om te bepalen welke processen beschreven worden. Vaak wordt er een onderscheid gemaakt in 3 categorieën processen:
  1. Besturende processen (ook wel managementprocessen genoemd).
  2. Primaire processen (de kernprocessen, ook wel operationele processen).
  3. Ondersteunende processen (de processen van ondersteunende afdelingen; HRM, Inkoop, ICT, etc.).
Deze processen zetten we in een lijst. Daarin is het tevens goed om vast te leggen wat voor categorie proces het is, wie de eigenaar is van het proces en wie mij inhoudelijk kan uitleggen hoe het proces verloopt (de materiedeskundige).

Vastleggen processen

Vervolgens kan ik starten met het vastleggen van de processen. Dit verloopt grotendeels via de volgende stappen:
  1. Ik doorloop met de materiedeskundige het proces.
  2. Ik maak een eerste opzet van het proces.
  3. Ik stem het proces af met de materiedeskundige en maak waar nodig aanpassingen.
  4. Het proces wordt voorgelegd aan de proceseigenaar voor akkoord.
Wanneer de proceseigenaar aangeeft dat het proces zo correct en volledig beschreven is, is de procesbeschrijving gereed. Dan gaan we door naar de volgende. Zo werken we alle processen door.

Opleveren en afronden

Wanneer de processen op de lijst allemaal zijn eindigt in principe mijn werk. Er zijn wel een aantal zaken om goed over na te denken:
  1. Wie zorgt ervoor dat de processen bijgehouden worden; ook daar kan ik wat in betekenen. Ik kan daar zelf een rol in spelen, maar ik kan hier ook iemand voor opleiden.
  2. Hoe wilt u de processen toegankelijk maken binnen uw organisatie? Via MS Teams? Scienta? Sharepoint? Of misschien een andere tool?

Wat betaal ik voor ondersteuning bij het beschrijven van processen?

Voor ondersteuning bij het beschrijven van processen vraag ik een donatie van €50,00 per uur. Qua tijdsbesteding moet u rekening houden met ongeveer één tot twee uur per proces. Dit is afhankelijk van de complexiteit van een proces. Aangezien wij de ANBI status hebben, is dit bedrag aftrekbaar bij de belastingdienst. De volledige opbrengst investeren we in de aanleg of bescherming van de natuur. Zie onze projectenpagina voor meer informatie.

Welke ervaring brengt Werner met zich mee?

Werner heeft ruime ervaring op gedaan omtrent het denken in en beschrijven van processen. Hij heeft als procesanalist bij ING en het Ministerie van Defensie gewerkt. Tevens heeft hij organisaties als Autismehuis en Arriva Personenvervoer Nederland geadviseerd bij het inrichten van procesmanagement.